Презентация Официально-деловой стиль литературного языка онлайн

Содержание слайда: Русский язык и культура речи Тема 5. Официально-деловой стиль литературного языка Преподаватель: кандидат филологических наук, доцент Барычева Людмила Петровна Каб.507, тел. 89852254457 E-mail: l.baricheva@yandex.ru

Содержание слайда: Содержание

Содержание слайда: Цель и задачи Цель: овладеть основными принципами и правилами подготовки текстов официально-делового стиля Задачи: узнать об этических и речевых нормах письменного делового общения получить представление о наиболее распространенных жанрах деловой документации и переписки научиться составлять резюме, заявления, деловые письма и другие тексты официально-делового стиля

Содержание слайда: Официально-деловой стиль

Содержание слайда: Лексические особенности официально-делового стиля Использование терминов (документооборот, гриф, реквизиты, реестр и т.д.) и тематических специальных слов (например, юридических, торговых, бухгалтерских, военных и т.д.) Наличие аббревиатур и сложносокращенных слов (ОАО, УФНС РФ, допсоглашение, районо и т.д.) обилие устойчивых словосочетаний (кассационная жалоба, подписка о невыезде и т.д.) Отсутствие разговорной (наличка, электричка), просторечной, диалектной лексики, а также эмоционально-экспрессивных слов (письмецо, сынок, презренный и т.д.).

Содержание слайда: Морфологические особенности официально-делового стиля Преобладание имен при незначительном использовании глаголов Высокая частотность отглагольных существительных (составление, исполнение, совершенствование) Неуместность употребления междометий (право!, здравствуйте), модальных слов, частиц (как раз, неужели, только, что за и т.д.), слов с суффиксами субъективной оценки (воришка, домище и т.д.) Существительные, обозначающие должности, употреб- ляются, как правило, в форме мужского рода (бухгалтер, врач, ассистент, свидетель и т.д.) Прилагательные и причастия могут употребляться в значении существительных (больной, потерпевший, нижеподписавшиеся, отдыхающий и т.д.)

Содержание слайда: Морфологические особенности официально-делового стиля Не употребляются местоимения (я, ты, он, она, они – вместо них - этот, данный, настоящий, вышеуказанный, нижеследующий), а также неопределенные местоимения (некто, какой-то, что-либо и т.д.) Обилие глаголов-связок (является, становится, осу- ществляется), глагольно-именных сочетаний (оказывать помощь, проводить контроль, осуществлять заботу и т.д.) Обилие глаголов со значением долженствования (следует, надлежит, вменяется, обязуется и т.д.) Для выражения повелительного наклонения исполь- зуются инфинитивы (принять к сведению, внести пред- ложения) или глаголы настоящего времени (Предприя- тия несут ответственность. Наниматель отвечает за имущество)

Содержание слайда: Синтаксические особенности официально-делового стиля Отсутствие разговорных синтаксических конструк- ций, преобладание сложных предложений, причаст- ных и деепричастных оборотов Прямой порядок слов Абзацное членение и наличие рубрикаций (пункты, параграфы и т.д.) Безличный характер речи (Жалобы подаются прокурору; пенсия назначается, перевозка грузов производится и т.д.) Страдательные конструкции (по конкурсу зачис- лено, зарегистрировано 120 заявлений и т.д.) Обилие стандартных (клишированных) оборотов с отыменными предлогами (в целях безопасности, в связи с вновь открывшимися обстоятельствами и т.д.)

Содержание слайда: Подстили официально-делового стиля дипломатический (коммюнике, конвенции, меморандумы, международ- ные соглашения законодательный (законы, кодексы, указы, уставы, акты и т.д.) административно-канцелярский (распоряжения, договоры, заявления, доверенности, протоколы и т.д.)

Содержание слайда: Что должен уметь любой сотрудник компании? понимать цели осуществляемой коммуникации формировать свою стратегию общения, организовывать общение, управлять им владеть речевым этикетом представлять в устной и письменной форме свои идеи и предложения (публичное выступление, презентация) вести деловую переписку, составлять внутренние документы эффективно участвовать в переговорах и совещаниях переводить информацию с одного типа речи на другой (из устной в письменную и наоборот) свертывать и развертывать информацию (перефразирование, резюмирование, вербализация и т.д.) обосновывать, доказывать, аргументировать, давать оценки убеждать собеседника, влиять на собеседника, создавать доверительные отношения с собеседником

Содержание слайда: Особенности письменного делового общения Этические нормы: Ответ на письмо необходимо дать в любом случае и с соблюдением установленных сроков Нельзя писать ответ на бланке присланного письма Нельзя побуждать адресата к спешке Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, затронутого в документе Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность и т.д.) Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого решения и в конце письма ука- зать на возможность и условия повторного обращения к вопросу

Содержание слайда:

Содержание слайда: Жанры документов и деловой переписки

Содержание слайда: Жанры документов и деловой переписки

Содержание слайда: Жанры документов и деловой переписки

Содержание слайда: Написание резюме      Резюме, Curriculum vitae - краткая анкета физического лица, пред- ставляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кад- ров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности.        Структура резюме: Фамилия, имя и отчество соискателя, возраст, семейное поло- жение, контактная информация (телефон, e-mail). Цель: трудоустройство на должность … получение должности… Образование (в том числе, дополнительное). Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. Называется вуз, год окончания и полученная специальность. 4. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и за- нимаемая должность) излагаются в обратном хронологическом по- рядке. Указывается  полностью наименование предприятия, его место- нахождение, занимаемая должность и конкретные функции, которые исполнял соискатель. 5. Дополнительные сведения: знание иностранных языков, профес- сиональные навыки по другой специальности, личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем, наличие дело- вых связей и др. 6. Дата, подпись.       

Содержание слайда: Образец резюме Петров Иван Иванович Возраст: 30 лет; Семейное положение: женат, имею сына. Телефон: 80684444444. Цель: соискание должности системного администратора Образование: Харьковский национальный университет радиоэлектроники, специальность «Ком- пьютерные интеллектуальные системы и сети», закончил в 2002. Опыт работы: С 31.03.2003 г. по настоящее время: ЗАО «Рога и Копыта» г. Киев, должность: специалист информационного отдела, выполняемые обязанности: прокладка и обслуживание сети, учёт компьютерной и офисной техники. Достижения и результаты: обеспечил полную информатизацию компании, повысил на 50 % эффективность использования офисной техники. С 1.12. 2000 г. по март 2003: ООО «CтримС» г. Киев, должность: системный администратор, выполняемые обязанности: разработка программного обеспе- чения, обслуживание почтового сервера. Достижения и результаты: разработанная программа «MX» позволила повысить производительность труда в компании на 25 %. Дополнительные сведения: Владение иностранным языком: английский технический. Имею диплом международного конкурса программистов.   

Содержание слайда: Структура рекомендательного письма Подтверждение факта работы в компании (в каком качестве и в течение какого периода времени Вы знаете человека, которому даете рекомендацию, продолжительность его работы в компании, выпол- няемые им обязанности и все значительные проекты, разработанные и осуществленные им. В заключительном предложении этого абзаца можно подвести итог вышесказанного или высказать Ваше мнение о рекомендуемом лице. 3. Дать более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите все его значи- тельные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуе- мого лица проявляются на работе? Какое впечатление производит этот человек при общении и взаимодействии с другими людьми? 4. Дать характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. 5. Рекомендации (укажите степень, до которой Вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками и т.д.). 6. Должность, Ф.И.О. того, кто подписывает рекомендательное пись- мо, контактные координаты.

Содержание слайда: Образец рекомендательного письма Рекомендательное письмо Госпожа Иванова А.А. с ноября 2006г. по декабрь 2008г. работала в Московском отделении Банка «Золото-Банк» в должности главного менеджера кассового цен- тра операционного управления банка. Г-жа Иванова А.А. создавала кассовый центр Московского отделения Банка. Все проверки Центрального Банка РФ давали отличную оценку работе кассового центра. Г-жа Иванова зарекомендовала себя как отличный специалист, способный принимать решения и нести ответственность за поставленные цели. Г-же Ивано- вой присущи высокая работоспособность, общительность, благожелательность. Особенно хочется подчеркнуть ее умение контактировать с людьми и бескон- фликтно решать возникающие вопросы. В настоящее время в Банке происходит реформа деятельности управленческого персонала и значительное сокращение штата, при котором должность г-жи Ива- новой А.А. ликвидируется. Профессиональные навыки и личностные качества г-жи Ивановой позволяют рекомендовать ее для дальнейшей работы в банковском секторе. Руководство Банка рассчитывает, что приобретенный опыт работы позволит Ивановой А.А. быть востребованным специалистом и желает ей дальнейших успехов в профес- сиональной сфере. Исп. директор ОАО «Золото-Банк» (Михайлов Н.С.) Тел./факс: 8-111-1112693

Содержание слайда: Структура заявления (ходатайства) Кому (должность, организация, Ф.И.О.) кого (Ф.И.О. заявителя, при необходимости – адрес и др.информация) заявление. Прошу + инфинитив (принять, разрешить, допустить, предоставить и т. п.).     Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... Дата Подпись

Содержание слайда: Образец заявления Генеральному директору компании «Восток» Петрову А.А. Калинина Б.В. заявление. Прошу принять меня на работу в должности менеджера по продажам с 1.06.2006 г. 30 мая 2006 г. (подпись)

Содержание слайда: Структура служебной (докладной) записки Кому (должность, Ф.И.О.) кого (должность, Ф.И.О. автора записки) служебная записка Описание ситуации, проблемы, изложение причины или мотива составления записки (в связи с увеличением штатного расписания…; в соответствии с Вашими указаниями …) изложение просьбы, предложения, информации (прошу предоставить рабочее место… мною были проведены мероприятия…) изложение деталей или выводов просьбы, предложения, информации (рабочее место также необходимо оборудовать … в результате проведенных мероприятий…). дата подпись

Содержание слайда: Образец служебной записки Генеральному директору компании «Восток» Петрову А.А. начальника отдела информатизации Калинина Б.В. служебная записка. В связи с открытием дополнительных филиалов компании «Восток» возникла необходимость прокладки в них компью- терных сетей и оснащения необходимым оборудованием. Прошу Вашего распоряжения о проведении внеплановых закупок требуемого оборудования (перечень прилагается). 30 мая 2006 г. (подпись)

Содержание слайда:

Содержание слайда: Разновидности деловых писем просьба, запрос сообщение, извещение, напоминание приглашение сопроводительное письмо коммерческое предложение отказ претензия (рекламация)

Содержание слайда: Стандарты оформления деловых писем Логотип, Кому: Должность, название реквизиты компании, Ф.И.О. компании- отправителя Адрес: Реквизиты письма (исходящий номер, дата написания) Обращение! Текст письма С уважением, должность, название компании-отправителя, Подпись Ф.И.О. руководителя

Содержание слайда: Стандарты оформления деловых писем Обращение: Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович,.. Дорогая Ирина Петровна! Уважаемый господин директор! Уважаемый господин посол!        Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны! Завершающие фразы: С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...              

Содержание слайда: Структура делового письма Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.: Ваше письмо от ... получено нами .. Сообщаем вам, что мы (своевременно) получили ваше письмо от ... (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта). Выражение благодарности: Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо) Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ) Заранее благодарим за + существительное в винительном падеже (...ваше участие) Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант) Выражения, объясняющие мотивы создания письма: В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с Вашим письмом № ... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны государственного имущества... В ответ на вашу просьбу... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... На основании вашей телеграммы от.. В ответ на Ваш запрос…

Содержание слайда: Структура делового письма

Содержание слайда: Структура делового письма Гарантия: Оплату... ; Качество изделий...; Сроки выполнения... (...гарантируем... ) Предложение: Мы можем предложить вам... (автоматизированную систему управления в счет взаимных поставок на 2001 г. ...); Пред- лагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...); Мы можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с ... по...) Приглашение: Приглашаем... (...представителя вашего предприятия посетить...; Имеем честь пригласить Вас…Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...) Отказ и отклонение предложения (проекта): Используется лексика, помогающая отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства полу- чателя письма. Для этого в начале ключевой фразы используются слова, выражающие сожаление: К сожалению, Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами проект ... нами не может быть утвержден по следующим причинам: ... К сожалению, в настоящий момент не располагаем возможностью удовлетворить Вашу заявку …

Содержание слайда: Структура делового письма Выражение просьбы: Просим... (Вас проверить ход выполнения работ; ...выслать в наш адрес более подробную информацию; принять меры...) Прошу... (сообщить данные о производительности Сопроводительное письмо: Направляем... (...чертежи сборки машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...) Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...) Извещение (подтверждение): Нам приятно сообщить, что... Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода при- няло решение...; ...ваше предложение принято... ) Подтверждаем... (...получение спецификаций на...) С благодарностью подтверждаем... ...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...) Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки обору- дования...) Напоминание: Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... ) Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...)

Содержание слайда: Письмо-просьба Ректору ВГУЭС Лазареву Г.И. Уважаемый Геннадий Иннокентьевич! В соответствии с ранее утвержденным планом прове- дения научных мероприятий, с 10 по 15 апреля т.г. на базе ВГУЭС состоится студенческая научная конферен- ция. В связи с этим прошу предоставить 2 аудитории вместимостью по 50 человек каждая, а также органи- зовать питание участников. Оплату гарантирую. Заранее благодарен, директор научного центра Семенов Т.И. 12.03.07 г.

Содержание слайда: Структура письма-просьбы Причина обращения (В связи с неполучением счета- фактуры... ; Вследствие изменения цен на энергоносители)… Или Цель обращения (В целях скорейшего решения вопро- са; для согласования спорных вопросов... ; В целях безопас- ности прохождения груза... ; Во избежание конфликтных си- туаций); Или Ссылки на основание для обращения (Учи- тывая, что производственные показатели снизились на... ; На основании нашего телефонного разговора...и т. п. ) 2. Изложение просьбы (Прошу Вас сообщить о возможности поставки.. Убедительно прошу направить в наш адрес указан- ные документы; обращаюсь с просьбой выслать образцы материалов) 3. Выражение благодарности (заранее благодарю, глубоко признателен за содействие и т.д.)

Содержание слайда: Коммерческое предложение (оферта) Директору ООО «Ромашка» Кузнецовой Т.И. Уважаемая Татьяна Ивановна! ЗАО «Система» выступает с предложением о внедрении и распространении в Вашей компании системы электронного документооборота и электронной отчетности. Электронный документооборот осуществляется с помощью электронной цифровой подписи и системы шифрования информации. Он может использоваться при отправке различных отчетов в государственные структуры: налоговую инспекцию, органы статистики, Пенсионный фонд. Внедрение системы электронной отчетности освободит Вашу компанию от необхо- димости сдачи деклараций на бумажных носителях с обязательным посещением нало- говой инспекции, существенно упростит и ускорит сдачу отчетов, а также гарантирует криптозащиту информации. За более подробной информацией можно обратиться к менеджеру нашей компании Соловьевой Т.П. по тел. 65-38-90. Наши специалисты также готовы продемонстрировать работу системы электронной отчетности в Вашем офисе в любое удобное для Вас время. С уважением, генеральный директор ЗАО «Система» Морозко Д.И. 12.01.07 г.

Содержание слайда:

Содержание слайда: Письмо-отказ Директору ООО «Восток» Шаповалову И.Н. Уважаемый Игорь Николаевич! На Ваше письмо от 20.02.2007 г. о подключении Вашей компа- нии к системе Интернет-телевидения сообщаю следующее. Подключение к сети Интернет с возможностью передачи теле- визионных каналов в здании, где размещена Ваша компания, за- планировано на 2 квартал текущего года. В настоящий момент в здании осуществляется техническая подготовка. К сожалению, подключение к Интернет-телевидению из-за отсутствия необходимых сетей в здании в указанные в Вашем письме сроки не представляется возможным. Однако Ваша заявка будет удовлетворена в течение 3 квартала текущего года. С уважением, генеральный директор Компании электросвязи Иванов О.Н. 12.03.07 г.

Содержание слайда: Структура письма-ответа       Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок. Положительное решение:       1. повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к ... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о ... направляем...; 2. изложение информации по запросу.       Отрицательное решение: 1. повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением); 2. аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято; 3. констатация отказа или отклонения предложения.      

Содержание слайда: Письмо-претензия Директору компании «Грант» Петрову И.С. Уважаемый Иван Семенович! В соответствии с заключенным между нами договором № 15 от 13.04.2006 г. Ваша компания обязалась в течение января-февраля 2007 года осуществить обновление правовых программ в компании «Вектор». Однако в указанные сроки обновление проведено не было, на наши письменные обращения (от 15.01. и от 10.02 т.г.) о необходимости про- ведения работ ответы не поступили. По этой причине компания не имела возможности доступа к актуальной информации, что привело к задерж- кам в обслуживании наших клиентов. В связи с вышеуказанным предлагаю Вам в 3-хдневный срок вернуть на наш расчетный счет уплаченную нами за установку программ сумму (10 500 руб.,), а также выплатить неустойку за причиненный ма- териальный ущерб в размере 50 000 руб. (расчет суммы ущерба прилагается). Директор компании «Вектор» Павлов А.К. 03.04.2007 г.

Содержание слайда: Структура рекламации (претензии)    

Содержание слайда:

Содержание слайда: Литература 1. Введенская, Людмила Алексеевна. Русский язык. Культура речи. Деловое общение: учебник для подготовки бакалавров нефилол. профиля / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Е. Ю. Кашаева. М., 2012. – 423с. 2. Дускаева, Лилия Рашидовна. Стилистика официально-деловой речи: учебное пособие для студентов вузов / Л. Р. Дускаева, О.В. Протопопова. - М.: Академия, 2012. – 272с. 3. Руднев, Владимир Николаевич. Русский язык и культура речи: учебное пособие / В.Н. Руднев. – 2-е изд., перераб. – М.: КноРус, 2015. – 296с. – (Бакалавриат)

Содержание слайда: Использование материалов презентации Использование данной презентации может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и в иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.