Презентация Контроль исполнения документов онлайн

Содержание слайда: Исполнение документов

Содержание слайда: Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения 18 - Резолюция 20 - Отметка о контроле 29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 31 - Отметка о поступлении документа в организацию

Содержание слайда: Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию Основное назначение данного реквизита – это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет. Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами: индексом корреспондента, индексом вида документа, индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Содержание слайда:

Содержание слайда: Реквизит «Резолюция» Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция. Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Содержание слайда:

Содержание слайда: Виды резолюций Резолюция-подтверждение Если документ не требует никаких действий со стороны коллектива, он сопровождается резолюцией: К выполнению, К приказу, К управлению и т.д., в зависимости от того, в каком внутреннем документе организации используется его содержание. Резолюция-рассмотрение Если документ требует употребления методов, которые предлагаются на рассмотрение коллектива, то руководитель указывает непосредственно исполнителя, срок исполнения, подпись и дату. Текст формулируется таким образом: «Подготовить ответ до…», «Рассмотреть и доложить в десятидневный срок», «Немедленно подготовить ответ», «Обсудить на заседании» и т.д.

Содержание слайда: Структура резолюции должна быть следующей: 1 часть – фамилия в дательном падеже и инициалы исполнителя или исполнителей; 2 часть – содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено; 3 часть – личная подпись руководителя; 4 часть – дата создания резолюции, оформленная цифровым способом.

Содержание слайда: «Подчиненные» резолюции В крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредственным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.

Содержание слайда: Реквизит «Отметка о контроле» Входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления и ставится там на контроль. Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся на левом поле первой страницы документа. В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Содержание слайда:

Содержание слайда: Что такое контроль исполнения? Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов

Содержание слайда: Этапы Контроль исполнения включает: а) постановку документа на контроль; б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя; в) проверку и регулирование хода исполнения; г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; д) информирование руководителя.

Содержание слайда: Напоминание о сроках исполнения В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения

Содержание слайда: Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметку об исполнении документа и направления его в дело ставят в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ от 11.01.2009 № 11», «Издан приказ от 11.01.2009 № 11», «Вопрос решен 11.01.2009 по телефону» и т.д. Отметка содержит такие данные: ссылка на дату и номер документа о его исполнении или короткая справка об исполнении слова "К делу" номер дела, в котором документ будет сохраняться дата направления документа в дело название должности подписи исполнителя

Содержание слайда:

Содержание слайда: Окончание работы над документом Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

Содержание слайда: Спасибо за внимание. Вопросы? Примеры отметок на письме