Презентация Процессы мониторинга и контроля, процессы завершения проекта онлайн

Содержание слайда: Процессы мониторинга и контроля, процессы завершения проекта к.г.н., доцент Бубин М.Н. 2017г.

Содержание слайда: Понятие «мониторинг» Мониторинг - это процесс, при помощи которого проект-менеджер определяет, правильны ли его решения, как осуществляется проект (по времени, стоимости, ресурсам), не требуются ли корректировки.

Содержание слайда: Задачи мониторинга состоят к тому, чтобы получить фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, на основании которых будут приняты последующие управленческие решения. Мониторинг должен обеспечить: учет (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта); выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и др.; прогнозирование последствий сложившейся ситуации; обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Содержание слайда: Предмет мониторинга Предметом мониторинга являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации и прогнозирование последствий. В осуществлении этих последовательных действий мониторинг процесса исполнения проекта очень похож на контроль за ходом реализации проекта, но основное отличие мониторинга и контроля – отсутствие в первом и наличие во втором случае управленческих решений.

Содержание слайда: Параметры реализации проекта Постоянный мониторинг хода реализации проекта позволяет накопить информацию, раскрывающую статистические параметры наблюдаемых процессов, и провести ее анализ с целью определения статистических оценок продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям. Для определения степени выполнения заданных объемов работ или текущего состояния процесса при осуществлении проекта необходимо провести многочисленные измерения и оценки.  Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями. Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ. Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, материалах и оборудовании, выполняют аналогичные операции. Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости.

Содержание слайда: Построение системы мониторинга и контроля Система мониторинга и контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы мониторинга и контроля за реализацией проекта необходимо определить: состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю; состав показателей и формы представления первичной информации; сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов; ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных; состав, методы и технологию аналитических и графических от- четов; комплекс используемых программно-информационных средств.

Содержание слайда: Сущность контроля Контроль — это процесс, в ходе которого руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, обнаруживает причины нарушений, обосновывает принятие управленческих решений, которые корректируют выполнение заданий, прежде чем будет нанесен вред выполнению проекта (срыв сроков, превышение в использовании ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, стоит ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превышают допустимые значения.

Содержание слайда: Задача контроля Задача контроля - сопоставление данных о ходе выполнения проекта и плановых характеристик с целью выявления отклонений. Введение системы контроля обеспечивает: мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта); выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые содержатся в календарных планах, бюджетах, расчетных требованиях относительно трудовых и материальных затрат и т.п.; прогнозирование последствий возникшей ситуации; обоснование необходимости внесения изменений.

Содержание слайда: Формирование системы контроля При формировании системы контроля за реализацией проекта необходимо определить: состав и уровень детализации работ, которые подлежат контролю; состав показателей и формы представления первичной информации; сроки представления первичной информации и сводных отчетов; ответственных за полноту, достоверность и своевременность данных; состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов; комплекс используемых программно-информационных средств.

Содержание слайда: Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы). В области трудовых ресурсов он направлен на тщательный анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (устанавливается минимально необходимый уровень образования, квалификации и т. д.). Контроль материальных ресурсов осуществляется с целью выработки требований к составу и качеству используемых оборудования и материалов, выбора надежных поставщиков, доказавших свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. В процессе контроля финансовых ресурсов, в рамках утверждаемых статей бюджета проекта, устанавливаются предельные значения затрат во временном интервале с тем, чтобы не допустить исчерпания средств до окончания работ.

Содержание слайда: Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта и обязательно включает в себя процедуру мониторинга. Он осуществляется по факторам: времени (достижение промежуточных целей и объемов работ); бюджета (уровень расходования финансовых средств); ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов); качества (уровень качества работ). Текущий мониторинг и контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Содержание слайда: Заключительный контроль  проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.

Содержание слайда: Разграничение функций между участниками проекта Руководитель проекта осуществляет: координацию всех видов деятельности по проекту между заказчиком, генподрядчиком и субподрядчиками; . несет ответственность за подготовку графиков проектных работ и поставок оборудования и материалов; отвечает за выполнение указаний по изменению исходных данных; несет ответственность за подготовку заявок на приобретение оборудования и материалов; отвечает за проведение координационных совещаний, а также за представление данных для отчетности по затратам по проекту. Менеджеры-исполнители осуществляют: повседневный мониторинг выполнения работ и представление в проектную команду информации о ходе реализации работ проекта; обеспечение всего комплекса работ по всем параметрам в соответствии с техническими заданиями; участие в координационных совещаниях, формирование и осуществление решений по регулированию хода реализации проекта.

Содержание слайда: Показатели выполнения бюджета проекта первоначальная калькуляция; текущие счета, включающие фактические прямые затраты; накладные расходы и другие затраты; интегральные показатели стоимости проекта.

Содержание слайда: Показатели расхода материально-технических ресурсов проекта расход материалов и оборудования; расход трудовых ресурсов.

Содержание слайда: Методы измерения фактически выполненных объемов работ В конечном итоге опытный профессиональный менеджер проекта может сам определить степень или процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной операции. Различают следующие методы измерения фактически выполненных объемов работ: объемы или затраты в физических единицах или в рублях; процент выполнения плановых заданий; процент готовности и др.

Содержание слайда: Технологии оценки выполнения проекта контроль в моменты окончания работ (метод "0-100"); контроль в моменты 50% готовности работ (метод "50-50"); контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам); регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени); экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Содержание слайда: Метод контроля стоимости проекта Основным показателем динамики затрат является зависящая от времени разность (Δз(t)): Δз(t) = BCWS - ACWP, где BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) - это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием или количеством ресурсов, имеющихся для использования к текущей дате, на которую имеется фактическая информация; ACWP (Actual Cost of Work Performed) - это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурсов, фактически потраченных на выполнение до текущей даты. Положительное значение величины Δз(t) означает, что: фактические затраты отстают от плановых, что может быть вызвано внешними причинами (например, задержками в финансировании, нехваткой средств и т.п.); имеет место задержка в выполнении работ, что может привести к задержке завершения проекта в целом. Основным недостатком данного метода является то, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств, то есть не учитывает время выполнения конкретных работ.

Содержание слайда: Метод освоенного объема метод освоенного объема, позволяющий по нескольким индексам делать выводы о ходе реализации проекта. Анализ по методу освоенного объема позволяет определить: каким образом фактические показатели соотносятся с плановыми по стоимости и срокам; насколько участники проекта опережают или отстают от графика по стоимости и срокам; каковы тенденции изменений по стоимости и срокам; насколько точны прогнозы.

Содержание слайда: Схема применения метода освоенного объема в управлении проектами

Содержание слайда: Ход выполнения заданных объемов работ Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников (члены проектной команды, организации-исполнители, независимые контролеры, плановые и отчетные документы). В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т. д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и полнота.

Содержание слайда: Детализация плановой информации Руководители каждого уровня должны получать только ту информацию и в той степени детализации, которая необходима и достаточна для выработки регулирующих воздействий и принятия решений по закрепленным за ними частям проекта. Вместе с тем эта информация должна обеспечивать концентрацию их внимания на наиболее напряженных и ответственных участках работы. Важной проблемой является обеспечение единства информации для всех участников проекта.

Содержание слайда: Формы составления отчетов непосредственные личные контакты и телефонные переговоры; табличные представления данных о стоимостных показателях; графические изображения в виде гистограмм, зависимостей нарастающего выполнения заданных объемов работ; диаграммы метода критического пути; графики движения затрат и сальдо реальных денег; системы контроля выполнения контрактов на поставки; системы проверок других работ; статистический контроль качества и оперативной информации, передаваемой через средства передачи данных на приемные терминалы на местах и др.

Содержание слайда: Базовые принципы составления отчетов Независимо от применяемой формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций контроля, составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов: 1. сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период): это необходимо для сравнения фактических или прогнозируемых результатов; 2. фактические результаты: они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период; 3. прогнозируемые результаты: они основаны на селективности имеющейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период; 4. отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей; 5. причины: предполагаемые и непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций; причины объясняют существенные отклонения от плановых показателей.

Содержание слайда: Фаза завершения работ по проекту Фаза завершения работ по проекту включает следующие этапы: ввод проекта в действие; достижение проектом заданных результатов; прекращение финансирования проекта; работы по закрытию проекта и внесению изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом; участие в эксплуатации объектов проекта. На практике завершающую фазу объединяют с фазой ликвидации проекта, которая предусматривает вывод объектов проекта из эксплуатации, ремонт, модернизацию, реконструкцию объекта проекта.

Содержание слайда: Окончание проекта Ввод проекта в действие означает окончательный этап фазы «Окончание», т.е. к этому моменту должны быть построены и приняты к эксплуатации все основные объекты. Законченные строительством объекты производственного назначения принимаются приемочными комиссиями в эксплуатацию только в том случае, если они подготовлены к эксплуатации (укомплектованы эксплуатационными кадрами, обеспечены энергоресурсами, сырьем и т.д.). Объекты жилищно-гражданского назначения, законченные строительством (реконструкцией), предъявляются к приемке в эксплуатацию после выполнения всех строительно-монтажных работ и работ по благоустройству территории.

Содержание слайда: Закрытие проекта Закрытие проекта - это процедуры по завершению договорных обязательств между участниками проекта, а также комплекс организационных мероприятий по доведению ряда административных задач. Закрытие проекта осуществляется в несколько этапов, а именно: Проверка финансовой отчетности собственника (заказчика) проекта и исполнителей (участников). Паспортизация - определение соответствия документации в количественном и качественном выражении существующим нормам, стандартам, техническим условиям. Выявление невыполненных обязательств. Наиболее часто встречающимися видами невыполненных обязательств являются поставки, брак и недоделки со стороны подрядных и субподрядных организаций. Завершение невыполненных обязательств. Выполнение невыполненных обязательств со стороны участников проекта перед собственником (заказчиком) проекта осуществляется различными способами: своевременным и добросовестным исправлением брака и устранением недоделок в соответствии с требованиями заказчика, регулированием взаимоотношений в финансовой части обязательств; выставлением претензий исполнителю заказчиком и взиманием штрафов и т.д. 5. Гарантийное обслуживание. 6. Окончательный расчет. 7. Подготовка итогового отчета. 8. Демобилизация. Данный этап включает следующие мероприятия: расформирование организационной структуры проекта, возврат арендованного имущества, оборудования, приспособлений, ликвидация малоценных информационных, технических и других материалов.

Содержание слайда: Закрытие проекта Комиссия производит прием объекта на основе результатов проведенных им проверок, контрольных испытаний и замеров, документов исполнителя работ. Порядок проведения работ по приемке объекта, стадии приемки, объем контроля и методы испытаний принимаются в соответствии с требованиями стандартов, норм и правил, а также указаниями проектной или технологической документаций. Прием объекта в эксплуатацию оформляется актом, который подписывают все члены комиссии. В акте могут быть указаны отдельные недостатки, которые необходимо устранить во время эксплуатации. При необходимости органы государственного надзора и местной исполнительной власти регистрируют факт ввода объекта в действие.

Содержание слайда: Документы закрытия проекта Предъявляя к приемке объект, исполнитель должен представить комиссии всю необходимую документацию, как подтверждающий факт выполнения работ, так и необходимую для дальнейшей эксплуатации объекта. Это должны быть следующие документы: комплект рабочих чертежей с внесенными в него изменениями, с данными о лицах, ответственных за выполнение конкретных работ, и о наличии у них соответствующих лицензий; сертификаты, технические паспорта или другие документы, удостоверяющие качество материалов, конструкций, оборудования; акты об освидетельствовании скрытых работ, индивидуальных испытаниях оборудования, трубопроводов, испытаниях сварных швов, прочности сцепления в кладке несущих стен каменных зданий, расположенных в сейсмических районах, устройств, обеспечивающих взрыво- и пожаробезопасность и т.д.; утвержденные ТЭО, документы об отводе земель, разрешение на использование общественных коммуникаций (газ, вода, канализация и т.д.), заключение органов государственного надзора о соответствии объекта законодательству, действующим стандартам, нормам и правилам; эксплуатационная документация: технологический регламент, инструкции по пользованию, технике безопасности и т.д.; финансовые отчеты исполнителя работ.

Содержание слайда: Формы предварительного выхода из проекта отказ от реализации проекта до начала самой дорогостоящей его части - закупки оборудования, инструментально-монтажных работ; перепродажа частично реализованного проекта в форме объекта незавершенного строительства; раздельная продажа основных видов активов реализации проекта; минимизация своего паевого участия.