Презентация Документационное обеспечение управления: требования к оформлению документов (ПЕРЕПИСКА) онлайн

Содержание слайда: Документационное обеспечение управления: требования к оформлению документов (ПЕРЕПИСКА) канд.ист.наук, доцент кафедры экономики и управления Судник Татьяна Владимировна Нижневартовск 2016

Содержание слайда: «Деловые письма предназначены не для того, чтобы вызвать восхищение читателя, а чтобы его убедить и победить…» (Из французского пособия деловым людям)

Содержание слайда: КЛАССИФИКАЦИЯ ПЕРЕПИСКИ ПО НАИБОЛЕЕ ВАЖНЫМ ОСНОВАНИЯМ

Содержание слайда: ВИДЫ И РАЗМЕРЫ КОНВЕРТОВ

Содержание слайда: ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВЫМ ПИСЬМАМ

Содержание слайда: ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ

Содержание слайда: Реквизиты бланка письма Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) код формы документа наименование организации справочные данные об организации

Содержание слайда: РЕКВИЗИТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ссылка на регистрационный номер и дату документа адресат заголовок к тексту текст отметка о наличии приложения подпись визы согласования документа печать отметка об исполнителе

Содержание слайда: РЕКВИЗИТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИСПОЛНЕНИЯ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ПИСЕМ, ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ХРАНЕНИЯ дата документа регистрационный номер документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о поступлении документа в организацию идентификатор электронной копии документа

Содержание слайда: Справочные данные об организации в бланке письма включают:

Содержание слайда: ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ПИСЕМ Образец продольного бланка письма организации

Содержание слайда: СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Содержание слайда: СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Содержание слайда: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Содержание слайда: Пример гарантийного письма

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Содержание слайда: Письмо может содержать несколько просьб

Содержание слайда: ПИСЬМО-ЗАПРОС

Содержание слайда: Пример письма-просьбы

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Содержание слайда: Ключевые фразы письма-предложения

Содержание слайда: ПРИМЕР ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Содержание слайда: ПИСЬМО-ОТВЕТ

Содержание слайда: ПИСЬМО-ОТВЕТ

Содержание слайда: ПИСЬМО-ЗАЯВКА Деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ЗАЯВКА

Содержание слайда: ПИСЬМО-ЗАЯВКА

Содержание слайда: Заявка на участие в мероприятии название мероприятия; дата его проведения; форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.); фамилия, имя и отчество участника (участников); место работы; должность; почтовый адрес; телефон для связи; адрес электронной почты; потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Содержание слайда: ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ Деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Содержание слайда: ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ

Содержание слайда: ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Может содержать информацию, разъясняющую особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Подписывается, как правило, руководителем.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Может содержать информацию, разъясняющую особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Подписывается руководителем организации (заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия) или несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо их назвать. Письмо - подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Содержание слайда: ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Содержание слайда: ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ Письмо-напоминание может содержать указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация-автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

Содержание слайда: ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

Содержание слайда: ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ Письмо-требование - деловое письмо, целью которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ «Требуем выполнить взятые на себя обязательства...» «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...» «Требуем незамедлительно выполнить...» «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд» «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...» «В противном случае мы не несем ответственности за последствия...»

Содержание слайда: ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) - возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Претензия должна иметь заголовок к тексту, в котором дается ссылка на договор, в связи с которым она составлена, например: «О претензии по договору купли-продажи от___ № ____». .

Содержание слайда: ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО ПРЕДЪЯВЛЯЕТСЯ: в отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; в отношении количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; в отношении сроков поставки, если они нарушены (это может касаться как задержки срока исполнения, так и исполнения досрочно); в отношении упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара; в отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; в отношении других условий контракта.

Содержание слайда: СОСТАВ ПРЕТЕНЗИОННОГО (РЕКЛАМАЦИОННОГО) ПИСЬМА

Содержание слайда: ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно сослаться не только на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и дать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию.

Содержание слайда: ПРЕТЕНЗИОННОЕ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ) ПИСЬМО

Содержание слайда: ПРИМЕР ПРЕТЕНЗИОННОГО (РЕКЛАМАЦИОННОГО) ПИСЬМА

Содержание слайда: ФОРМУЛИРОВКИ ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ Письмо-приглашение - деловое письмо, разновидность письма-извещения. Может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Содержание слайда: ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем.

Содержание слайда: Ключевые фразы письма-благодарности

Содержание слайда: ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и развернутыми. Могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

Содержание слайда: Ключевые фразы письма-поздравления

Содержание слайда: СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !