Презентация Системы электронного документооборота онлайн

Содержание слайда: Тема 4. Системы электронного документооборота 2012

Содержание слайда: Автоматизации документооборота. Базовые понятия Документы – это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.

Содержание слайда: В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы. Любой документ в системе документооборота снабжается (представлен) «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Содержание слайда: Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется. Термина, однозначно соответствующего отечественному «документообороту», в западном компьютерном словаре не имеется. В литературе можно встретить следующие соответствия между термином «документооборот» и западными терминами: DMS (Document Management Systems) – в русскоязычной литературе для данного термина имеется более точный перевод – Архивы документов; DocFlow-системы маршрутизации документов; WorkFlow-системы. Более точно данный термин переводится как «Системы автоматизации бизнес-процессов», или «Системы поддержки управления» Поэтому в русскоязычной литературе «документооборот» включает в себя и маршрутизацию документов и автоматизацию процесса движения документов и архивацию документов.

Содержание слайда: Основные задачи, решаемые системами документооборота обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях; поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

Содержание слайда: оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемые обеспечивающие функции, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной.

Содержание слайда: Внедрение СЭД позволяет: повысить управляемость предприятием (это инструмент руководителя верхнего уровня и прежде всего именно ему СЭД облегчает жизнь) сокращение времени поиска информации жестко регламентировать и контролировать бизнес-процессы повысить безопасность при работе с документами (системы СЭД позволяют путем разделения доступа обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа) восстановить всю историю действий с документами так как ведётся запись всех операций с документами

Содержание слайда: Типичные задачи документооборота 1. Оцифровка и регистрация входящих документов. 2. Направление документов на рассмотрение. 3. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения. 3. Согласование проекта нового документа. 4. Поиск документов по определенной тематике. 5. Создание отчета. 6. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)

Содержание слайда: Общие требования к системам электронного документооборота Масштабируемость Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как MS SQL, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Содержание слайда: Распределенность Распределенность Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Желательно также использовать архитектуру «тонкого клиента» (почти вся обработка данных – на сервере), способного работать в сетях с относительно невысокой пропускной способностью порядка 200 кбит/сек. Примером тонкого клиента может служить компьютер с браузером, использующийся для работы с веб-приложениями.

Содержание слайда: Модульность Модульность Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Содержание слайда: Интегрируемость Интегрируемость В современной информационной инфраструктуре предприятия существует множество информационных систем между которыми необходим постоянный обмен данными. Но в силу ряда причин (различный поставщики решений, различные форматы хранения и передачи данных и т. п.) наладить такой обмен не всегда предоставляется возможным. Это приводит к необходимости повторного ввода данных, их потери, несогласованности данных между двумя различными ИС и т. д. Поэтому система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. СЭД может выступать как «общий шлюз», некая интеграционная платформа между этими системами, позволяющая передавать данные между ними. Поэтому система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Содержание слайда: Функциональность и контроль исполнения Функциональность и контроль исполнения При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами. При построении систем маршрутизации могут применяться два основных подхода: Первый подход носит название документо-ориентированного. Документ является основным объектом системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы именно с документом. Например, заявление работника на отпуск должно пройти совершенно определенный путь согласований. Затем должен быть издан приказ, на основании которого начисляются и выплачиваются отпускные. Второй подход носит название работо-ориентированного и его основной составляющей является обеспечение выполнения некоторой работы. При этом работа может потребовать самых различных согласований, разработки технической документации, издания приказов и т. д.

Содержание слайда: СЭД эксплуатируемые в России

Содержание слайда:

Содержание слайда: СЭД DocsVision. Архитектура системы Для практического изучения в учебных классах УрАГС установлена система электронного документооборота российской компании DocsVision (Санкт Петербург). Платформа DocsVision представляет собой трехуровневое приложение, центральным элементом которого является карточка документа.

Содержание слайда: В состав платформы DocsVision входят: база данных DocsVision под управлением SQL Server (2000 или выше), содержащая набор таблиц и хранимых процедур; сервер хранилища, который отвечает за низкоуровневую работу с имеющимися в базе данными и поддерживает их целостность, проверяет права доступа и обеспечивает получение и отправку клиентом пакетов данных, поиск элементов и т. д.; доступ к серверу хранилища осуществляется посредством службы, использующей протокол HTTP, обеспечивая доступ к серверу как пользователям внутренней сети организации, так и через Internet;

Содержание слайда: Структурная схема платформы

Содержание слайда: Ядром клиентской части платформы является Менеджер объектов, обеспечивающий поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, а также загрузку карточек с предоставлением им стандартных интерфейсов для исполнения функций. Ядром клиентской части платформы является Менеджер объектов, обеспечивающий поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, а также загрузку карточек с предоставлением им стандартных интерфейсов для исполнения функций. Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор, предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Навигатор, обеспечивает пользователю интерфейс для полнофункциональной работы со всеми карточками системы в соответствии с имеющимися у него правами доступа.

Содержание слайда: Клиентские компоненты (на рисунке они внизу и отделены двумя пунктирными линиями) предоставляют конечному пользователю удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию. В комплект поставки DocsVision 4.5 кроме упомянутой платформы входят и три приложения: «Делопроизводство», «Управление процессами» «Процессы WWF».

Содержание слайда: Приложение «Делопроизводство» Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации наиболее распространенных задач документооборота: регистрация документов, присвоение им номеров в соответствии с принятой в организации системой нумерации; создание электронных версий бумажных документов и совместное их хранение с регистрационной карточкой; создание архива документов; …

Содержание слайда: Приложение «Управление процессами» Предназначено для формального описания и автоматизации бизнес-процессов, типичных для документооборота организации. В состав приложения входят следующие компоненты: сервер исполнения бизнес-процессов (Workflow Server); набор карточек, предназначенных для описания бизнес-процессов, а также наблюдения и управления их работой; набор функций, представляющих собой отдельные этапы бизнес-процесса; шлюзы, обеспечивающие доступ и взаимодействие с элементами внешних систем (файловая система, почтовый сервер)

Содержание слайда: Приложение «Процессы WWF» В новой версии системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision выделен  новый программный продукт, реализующий спецификации Microsoft Windows WorkFlow Foundation. Этот компонент расширяет совместимость приложения DocsVision с другими программными продуктами, хотя пока он не нашел  широкого применения. Он позволяет использовать, создавать и исполнять процессы Windows Workflow Foundation сторонних производителей в среде DocsVision

Содержание слайда: Принципы использования и настройка DocsVision Внедрение системы электронного документооборота является достаточно сложной проблемой для любой организации, поскольку затрагивает все подразделения  и службы. Процесс  внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются следующие: Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов,   потоков      работ и формальное описание схемы движения документов. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление  инструкций. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

Содержание слайда: Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации. Обучение персонала организации.

Содержание слайда: Системы электронного документооборота, и в частности  СЭД DocsVision,  не являются "коробочными продуктами", а представляют собой, скорее, конструктор, который должен быть собран и настроен и адаптирован для работы на каждом предприятии (исключением является "коробочный" вариант DocsVision для малых предприятий, выпущенный в 2009 г.).  Причиной  этого является тот факт, что  невозможно создать систему электронного документооборота пригодную для использования на любом предприятии из за различий в структуре документов, методике их рассмотрения и движения внутри организации.

Содержание слайда: Настройка системы DocsVision Всю настройку системы осуществляет администратор системы DocsVision совместно с руководителями организации и служб. На первом (предварительном) этапе определяется: какие типы документов циркулируют на предприятии; какие реквизиты документов должны отображаться в карточке документов (в СЭД учетной единицей является карточка документа, а сам документ в виде электронного файла «прикрепляется» к карточке); в каких папках по умолчанию должны храниться различные типы документов; какой должна быть маршрутизация типичных документов (кто и в какой последовательности просматривает и обрабатывает документы); какой должна быть процедура контроля исполнения и т. д.

Содержание слайда: После первого этапа начинается этап реализации средствами DocsVision (эту задачу решает администратор системы (DocsVision Administrator): Создается структура папок. Раздаются права пользователям DocsVision в соответствии с их ролью в организации (для просмотра документов в папках, создания карточек документов, поиска карточек, создания бизнес-процессов).

Содержание слайда: Все папки в окне Навигатора делятся на Системные и Пользовательские. Все папки в окне Навигатора делятся на Системные и Пользовательские. Системные папки нельзя удалить и полный доступ к ресурсам, хранящимся в этих папках, обычно имеет только пользователь с правами DocsVision Administrator. К системным папкам относится: папка Справочники; папка Корзина; папка Карточки (видна только пользователю с правами DocsVision Administrator); папка Результаты поиска.

Содержание слайда: Задачей администратора системы является настройка ресурсов, хранящихся в системных папках Справочники, таким образом, чтобы система электронного документооборота DocsVision наилучшим способом способствовала эффективному и надежному документационному обеспечению деятельности организации. Задачей администратора системы является настройка ресурсов, хранящихся в системных папках Справочники, таким образом, чтобы система электронного документооборота DocsVision наилучшим способом способствовала эффективному и надежному документационному обеспечению деятельности организации. Следующий важный пункт настройки системы – это раздача прав доступа к документам. При этом немаловажную роль играет и правильное определение ролей различных пользователей в организации. Под разграничением доступа принято понимать установление полномочий субъектов для полследующего контроля санкционированного использования ресурсов, доступных в системе.

Содержание слайда: Каждый пользователь в системе DocsVision имеет свой уникальный логин и пароль. Каждый пользователь в системе DocsVision имеет свой уникальный логин и пароль. При входе в систему DocsVision проверяется логин и пароль пользователя. Если пользователь зарегистрирован в системе, то запускается Навигатор и пользователь попадает в свою папку. В системе DocsVision предусмотрено назначение прав доступа к следующим элементам: Папки Справочники Карточки Представления Поисковые запросы

Содержание слайда: Виды папок Персональная папка назначается пользователю администратором при его регистрации в справочнике сотрудников; она предназначена для работы пользователя с документами и хранения ярлыков карточек. Стандартная папка создается для хранения и облегчения поиска карточек; как правило, служит для объединения каточек определенного типа, относящихся к отдельной теме или сгруппированных по какому-либо другому признаку. После создания папки пользователь может переопределить ее настройки, сделав их отличными от установленных по умолчанию.

Содержание слайда: Виртуальная папка предназначена для отслеживания карточек представляющих интерес для определенного пользователя. Например, это могут быть не выполненные или просроченные задания, поручения руководителя и т. д. В виртуальной папке находятся ярлыки карточек, отобранные с помощью некоторого фильтра. Фильтр – это по существу реализация поискового запроса к базе данных документа. Виртуальная папка предназначена для отслеживания карточек представляющих интерес для определенного пользователя. Например, это могут быть не выполненные или просроченные задания, поручения руководителя и т. д. В виртуальной папке находятся ярлыки карточек, отобранные с помощью некоторого фильтра. Фильтр – это по существу реализация поискового запроса к базе данных документа. Папка-делегат используется, если необходимо дать пользователю доступ к папке, находящейся в таком месте иерархии, куда ему запрещен доступ, не изменяя при этом его прав. Например, внутри папки Журнал приказов, к которой пользователь (в нашем случае студент) не имеет доступа (и поэтому он ее даже не увидит), имеется папка Приказы по студентам, к которой студент должен иметь доступ. В этом случае администратор может создать папку-делегат в любой папке, к которой у студента есть права доступа, например, в его персональной папке. В папке-делегат будут отображаться и все изменения.

Содержание слайда: Карточки Карточка является одним из основных объектов, с которыми работает система DocsVision. Имея достаточно сложную структуру, каждая карточка позволяет регистрировать одну единицу хранения (например, документ). Следует различать понятия "Карточка", и "Ярлык карточки" В стандартные приложения «Делопроизводство» и «Управление процессами» входят следующие основные карточки: Карточка файла – для работы с отдельными файлами в системе DocsVision Входящий документ – для работы с входящими документами Исходящий документ – для работы с исходящими документами

Содержание слайда: Внутренний документ – для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например, внутренним распоряжением Внутренний документ – для работы с документом, который имеет хождение внутри организации, например, внутренним распоряжением Универсальный документ – для работы с документом, карточка которого может содержать произвольный набор вкладок и атрибутов Задача – предназначена для описания совокупности и последовательности исполнения заданий Задание – предназначена для описания задания исполнителю в рамках задачи или бизнес-процесса Согласование – предназначена для автоматизации процесса согласования проектов документов Бизнес-процесс – предназначен для формального описания бизнес-процессов, имеющих место в организации Сообщение – позволяет хранить какое-либо сообщение и ссылку на карточку документа, в связи с которой было создано сообщени

Содержание слайда: Типичные задачи документооборота Оцифровка и регистрация входящих документов Направление документов на рассмотрение. Создание задач для подчиненных и контроль их исполнения. Согласование проекта нового документа. Поиск документов по определенной тематике. Создание отчета. Конструирование бизнес-процессов для наиболее типичных ситуаций движения документов ( оплата счета, оформление командировки, рассмотрение заявление на отпуск и.т. д.)