Презентация Методология внедрения электронного документооборота онлайн

Содержание слайда: Методология внедрения электронного документооборота

Содержание слайда: «С чего начать?». Есть несколько вариантов подхода к этому вопросу: 1) Компания-Заказчик обращается в IT-компанию о покупке программного продукта и его внедрения на ту схему документооборота, которая существует у Заказчика. 2) Компания-Заказчик, выбрав программный продукт, обращается не только в IT-компанию за внедрением продукта, но и к консультантам с целью оптимизации и совершенствования существующей в компании системы ДОУ; 3) Компания-Заказчик обращается в консалтинговую компанию за одновременным решением вопросов оптимизации документооборота и внедрении его автоматизированного решения.

Содержание слайда: Выбирая пути решения, необходимо учитывать, что, если автоматизировать документооборот без предварительного его упорядочения, то, скорее всего, лучше работать с документами не станет. Автоматизированная система - это только инструмент, который помогает нам облегчить некоторые рутинные операции в работе с документами, но не решает основные наболевшие проблемы компании, такие как:

Содержание слайда: проблемы компании: постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов; длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки; недостаточный уровень исполнительской дисциплины; утери бумажных документов; неструктурированное и неэффективное хранение документов; и другие.

Содержание слайда: Для того чтобы внедрение системы электронного документооборота (СЭД) прошло более успешно, необходимо провести ряд первоочередных мероприятий по упорядочению и совершенствованию системы ДОУ. Таким образом, выполнение проекта по внедрению СЭД заключается в последовательной реализации следующих этапов: сначала - разработка методологии системы ДОУ, а затем - внедрение автоматизированной системы, поддерживающей разработанную методологию, а именно:

Содержание слайда: Первый этап - проведение диагностики документационных процессов в компании. На данном этапе происходит выявление и анализ важных проблем в функционировании системы ДОУ компании, экспертиза и объективная оценка существующей системы делопроизводства, выявление более значимых проблемных участков («узких мест») и поиск возможных путей преодоления возникших проблем. По результатам обследования формируются выводы о текущем состоянии и предложения по повышению эффективности системы делопроизводства, формулируются требования к оптимизации и совершенствованию системы ДОУ, определяются приоритеты и способы практического осуществления намеченных мероприятий. При этом обязательно учитывается, что усовершенствованная система ДОУ должна точно соответствовать потребностям компании. По итогам диагностики разрабатывается и утверждается «Концепция совершенствования системы документационного обеспечения управления компании». Концепция является основным документом, в котором четко обозначены цели, задачи, принципы и подходы к оптимизации и совершенствованию системы ДОУ и ее автоматизированному решению (построению системы электронного документооборота).

Содержание слайда: Второй этап - разработка методологии проектирования системы ДОУ и построения системы электронного документооборота. Создание методологической основы системы ДОУ включает в себя: систематизацию, классификацию и унификацию состава документов; построение маршрутизации документов; проектирование систем учета/регистрации и контроля исполнения документов; оптимизацию процедуры согласования; построение системы отчетности; актуализацию нормативной базы ДОУ и номенклатуры дел компании.

Содержание слайда: На этом этапе разрабатывается пакет нормативных и методических документов, регламентирующих процедуры обработки, передачи, учета/регистрации, контроля и анализа исполнительской дисциплины, архивирования и обеспечения сохранности документов, в том числе с учетом применения информационных технологий; формируется методика организации работы с электронными документами. Особого внимания здесь заслуживает регламентация деятельности службы ДОУ, выбор ее организационной структуры. В условиях функционирования электронного документооборота роль, статус и численность службы ДОУ должны измениться. Результатом работ на данном этапе будет являться спроектированная, апробированная и готовая к внедрению полнофункциональная система ДОУ компании, формализованная в системе разработанных внутренних нормативных документов.

Содержание слайда: Третий этап - разработка и реализация автоматизированного решения системы ДОУ. Выработка автоматизированного решения ДОУ включает два варианта действий на выбор: разработка критериев оценки системы и выбор готового программного продукта по документообороту (см. презентацию); разработка индивидуальной автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) (для конкретной компании).

Содержание слайда: В первом варианте осуществляется окончательный выбор системы, представленной на рынке программных продуктов, которая будет развертываться на разработанную методологию системы ДОУ и поддерживать ее в рабочем режиме. При выборе второго варианта - разрабатывается техническое задание на создание модели АСДЭД, концептуальная схема автоматизированного решения, проводится тестирование рабочей модели АСДЭД и подготовка ее к полномасштабному внедрению. Перед началом внедрения АСДЭД разрабатываются регламенты работы в системе, порядок работы с электронными документами, проводится обучение персонала.

Содержание слайда: Четвертый этап - организация обучения персонала методологическим аспектам ДОУ и технологии работы в АСДЭД включает проведение: обучающих семинаров, тренингов не только технологиям работы в АСДЭД для пользователей системы, ознакомления всех сотрудников компании с разработанными методологическими документами спроектированной системы ДОУ. Если каждый сотрудник компании будет понимать и осознавать свою роль и ответственность в работе с документами, знать схемы документационных процессов и технологию документооборота своей компании, то внедрение СЭД пройдет значительно легче. Всем известно, как сильно «тормозит» развитие СЭД «человеческий фактор». Страх перед «новым», скорее всего, от не понимания, непонимание появляется от незнания, а знания мы получаем через обучение. Чем больше внимания в компании будет уделяться вопросам «просвещения», тем проще будут развиваться информационные и коммуникативные связи внутри компании, тем выше будет корпоративная культура персонала в работе с документами.

Содержание слайда: Результатами выполненных работ по всем этапам будут являться: функционирующая автоматизированная система делопроизводства и электронного документооборота, прошедшая все этапы внедрения, тестирования и отработки методологических решений, отвечающая потребностям и особенностям ведения бизнеса компании и стратегическим целям ее развития (см. схему в презентации); персонал компании, обученный на всех уровнях управления методологическим аспектам ДОУ, технологии работы АСДЭД и максимально эффективному использованию ее возможностей.