Презентация Управление временем для менеджеров проектов Открытый вебинар учебного центра Luxoft онлайн

Содержание слайда: Управление временем для менеджеров проектов Открытый вебинар учебного центра Luxoft

Содержание слайда: О вебинаре Вебинары – онлайн-семинары. Организатор: учебный центр Luxoft www.luxoft-training.ru Преподаватель: Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра Luxoft Украина E-mail: VPankratov@luxoft.com

Содержание слайда: Анонсы ближайших мероприятий Конференции: 25 июля, Киев: PM Labs 2009, идет регистрация участников! 26 сентября, Киев: Test Labs 2009, открыта регистрация докладчиков. 17 ноября, Москва: Req Labs 2009, открыта регистрация докладчиков. Конференции серии SOFT-Labs: www.soft-labs.ru

Содержание слайда: Цели вебинара: зачем? Научиться планировать рабочий день и неделю Отработать и зафиксировать навыки планирования различных типов Узнать о распространенных ошибках и понять как их избегать

Содержание слайда: Содержание вебинара: что? Как работает мозг человека: незакрытые циклы и принципы GTD Категории задач – как разделить «что» и «когда» Недельное планирование против планирования «на каждый день» Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и телефон

Содержание слайда: Формат вебинара: как? Рассмотрим достаточно большую практическую задачу Рассмотрим типичные ошибки и поймем, как их избегать Постараемся зафиксировать естественные, работающие практики

Содержание слайда: 5 минут «психиатрии»  Как работает голова человека Без чего рано говорить об управлении временем Как запустить естественный режим эффективности

Содержание слайда: Как работает голова человека

Содержание слайда: Если дела делаются

Содержание слайда: Если НЕ дела делаются

Содержание слайда: Что делать? Выбросить всё из головы Разобрать почту Разобрать вещи Навести порядок Записать в виде задач и напоминалок GTD: getting things done (Дэвид Аллен)

Содержание слайда: Инструменты

Содержание слайда: Практическая задача Из заданного списка задач, который будет расти с течением времени, с учетом приоритетов и возможности делегирования, составить рабочее расписание Как показывает опыт, после недели-двух активного применения предлагаемого подхода, решение подобной задачи занимает около 10-15 минут

Содержание слайда: Вводная Вы – Сергей, руководитель ИТ-отдела компании в которой работает 1.500 сотрудников, 7 офисов в России, Украине и Казахстане. У вас 45 подчиненных в 7 проектах, в каждом проекте есть свой ПМ, все ваши подчиненные собраны в Киевском офисе. Вы подчиняетесь напрямую ИТ-директору Павлу. Александр: менеджер проектов по внедрению в Алмаате, ваш подчиненный. Петр: менеджер проектов, ваш подчиненный и потенциальный заместитель. Иванов: ведущий разработчик в проекте Александра. София: ваш секретарь. Другие лица, которым вы можете поручить выполнение задач.

Содержание слайда: Вводная в картинках

Содержание слайда: Дано: список задач Почитать RSS: (примерно) 30 мин Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15-45 минут, если зацепимся про показатели Иванова Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин. Забронировать билеты в театр: 30 мин (!)Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков (пишут пургу): 15 мин (разобраться как) Составить план на день: 10 мин Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа

Содержание слайда: Дано: список задач - 2 Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников) Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли) Провести встречу 1:1 с Ивановым: час Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла: 15 мин (один вопрос) Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два). Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин Звонить в Алмаату? 45 мин. В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр, если будут пробки – выезжать в 18-00.

Содержание слайда: Что здесь не так? Суммарный объем требуемого времени превышает 12 часов Объем задач будет расти с течением дня Некоторые задачи могут быть недооценены или переоценены В одном списке присутствуют задачи по работе и личные В жизни так и бывает 

Содержание слайда: Assumption На практике, к этим решениям слушатели приходят поэтапно, решая усложняющуюся задачу в рабочих группах на тренинге Такой подход позволяет понять сложности и самостоятельно найти решения Находясь в формате вебинара, мы с вами многие решения получаем в готовом виде

Содержание слайда: Как будем решать Проведем очистку и сортировку Отделим «что» от «когда» Выделим приоритеты Что можно передать Чтобы понять что относиться к «когда» Попробуем что-то передать Попробуем получить расписание

Содержание слайда: Думаем вместе: №1 Почитать RSS: (примерно) 30 мин Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45 минут, если зацепимся про показатели Иванова. Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин. Забронировать билеты в театр: 30 мин Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин

Содержание слайда: Думаем вместе: №2 Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков: 15 мин (разобраться как) Составить план на день: 10 мин Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа Согласовать темы докладов Петра и Александра на конференцию осенью: 1 час. Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.

Содержание слайда: Думаем вместе: №3 Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-ревью всех проектов: ??? Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана). Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин Провести совещание всех менеджеров проектов: 1 час. Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате: 1 час

Содержание слайда: Думаем вместе: №4 Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников) Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр) Спросить у Петра телефон Коли Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час. Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла: 15 мин

Содержание слайда: Думаем вместе: №5 Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два). Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин Звонить в Алмаату? 45 мин. В 18-30 выбежать из офиса и ехать в Театр, если будут пробки – выезжать в 18-00. Посмотреть пробки в 18-00

Содержание слайда: Распространенные ошибки Если совещание назначили, значит надо идти. Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же. Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ... Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это приоритет задачи для меня. Надо распланировать весь день по минутам. Задачи все равно будут падать, планы становятся неактуальными, не будем делать планы.

Содержание слайда: Распространенные ошибки Если совещание назначили, значит надо идти. Если письмо пришло, его надо прочесть сейчас же. Хочешь чтобы что-то было сделано хорошо – ... Если кто-то поставил письму приоритет «Важно!» то это приоритет задачи для меня. Надо распланировать весь день по минутам. Задачи все равно будут падать, планы становятся неактуальными, не будем делать планы.

Содержание слайда: А теперь еще раз  Отделим «что» от «когда»

Содержание слайда: Введем дополнительные обозначения Задача (просто ставим в Task) Встреча или другое Временное событие (ставим в Calendar) Вопрос (ставим в Task как «Задать вопрос») Поручено (ставим в Task как «Поручить» или «Отследить») Список связанных задач

Содержание слайда: Думаем вместе: №1 Почитать RSS: (примерно) 30 мин Прочитать статью про виртуализацию: 30 мин Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45 минут, если зацепимся про показатели Иванова. Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин. Забронировать билеты в театр: 30 мин Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин

Содержание слайда: Думаем вместе: №2 Почитать всю почту в инбоксе: 90 минут Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков (пишут пургу): 15 мин (разобраться как) Составить план на день: 10 мин Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа Согласовать темы докладов Петра и Александра на конференцию осенью: 1 час. Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.

Содержание слайда: Думаем вместе: №3 Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин. Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-ревью всех проектов: ??? Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана). Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин Провести совещание всех менеджеров проектов: 1 час. Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате: 1 час

Содержание слайда: Думаем вместе: №4 Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников) Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр) Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час. Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла: 15 мин (один вопрос)

Содержание слайда: Думаем вместе: №5 Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два). Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин Звонить в Алмаату? 45 мин. В 18-00 посмотреть пробки Выбежать из офиса В 18-30 посмотреть пробки Выбежать из офиса

Содержание слайда: Распространенные ошибки Пытаться вести два несинхронизируемых календаря дома и на работе Пытаться вести все на доске Пытаться планировать только стикерами Ставить задачи без даты «До когда» Вести список задач без категорий Пытаться все «запихнуть» в календарь При настроенной синхронизации с телефоном вы получаете непрерывно пиликающий телефон

Содержание слайда: И еще раз!  Поручаем и отслеживаем

Содержание слайда: Думаем вместе: №1 Почитать RSS (до конца недели) Прочитать статью про виртуализацию Александр сделает доклад про виртуализацию Спросить шефа про ЗП (+$200) для Иванова: 15 или 45 минут, если зацепимся про показатели Иванова. Получить результаты «1:1» от Петра Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла Досмотреть курс-презентацию по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i: 45 мин. Петр сделает доклад Забронировать билеты в театр: 30 мин Уточнить у жены на какой спектакль она хочет пойти в театр: 30 мин Попросить жену купить билеты в театр

Содержание слайда: Думаем вместе: №2 Разобрать инбокс и спланировать день Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков (пишут пургу): 15 мин (разобраться как) Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова: 1.5 часа Согласовать темы докладов Петра и Александра на конференцию осенью: 1 час. Петр даст две темы по себе и по Саше Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера: 30 мин.

Содержание слайда: Думаем вместе: №3 Провести анализ сводной информации по последнему перфоманс-ревью всех проектов: ??? Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам Назначить рабочее совещание всех менеджеров проектов: 30 мин – 1 час (агенда не написана). Сделать вопросы на встречу мендежеров проектов Назначить совещание Ответить на вопросы интервью для Комерсанта: 45 мин Совещание менеджеров проектов Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате

Содержание слайда: Думаем вместе: №4 Сделать персональные визитки: 30 мин (+30 мин на поиск печатников) Попросить жену заказать визитки Записаться на тех.станцию – пусть проверят развал-схождение, Коля сказал что руль может «бить» из-за развала, до следующего планового техобслуживания еще 3.000 км пробега: 30 мин (телефон есть у Коли, которого знает Петр) Попросить жену записаться на тех.станцию Провести встречу «1-на-1» с Ивановым: 1 час. Ответить на письмо Сулейманова про тех.задание для Алматы до колла: 15 мин (один вопрос)

Содержание слайда: Думаем вместе: №5 Совещание в 4 часа дня про бюджет планового ремонта помещений старого офиса в Новосибирске (часа на полтора-два). Спросить Павла зачем я нужен на совещании Попытаться назначить созвон с Алмаатой про ТЗ, если не ответит на почту: 15 мин Звонить в Алмаату? 45 мин. В 18-00 посмотреть пробки Выбежать из офиса В 18-30 посмотреть пробки Выбежать из офиса

Содержание слайда: Что у нас получилось? Задачи

Содержание слайда: Мысли вслух Человек тратит много энергии на переключение из одного контекста задач в другой Задачи нужно делать в какой-то последовательности: в зависимости от их приоритетов Не все задачи надо сделать именно сегодня или сейчас Нельзя забывать о порученных задачах Ваши коллеги и другие лица, которым вы можете делегировать задачи, тоже хотят иметь план

Содержание слайда: Пакетирование Задачи удобно пакетировать по людям и местам Встреча с кем-то (Иванов, Петров) Поручено кому-то (Сидоров, Сулейманов) Купить (магазин, рынок) Задачи удобно покатерировать по контексту Конкретный проект Дача Машина Конкретный тип деятельности Пишу Звоню Читаю Контролирую Планирую

Содержание слайда: Спакетируем задачи по «кто» Я сам Разобрать инбокс и спланировать день Спросить Павла зачем я нужен на совещании Сделать вопросы (агенду) на встречу менеджеров проектов Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла Ответить на вопросы интервью для Комерсанта Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера Почитать RSS Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков

Содержание слайда: Спакетируем задачи по «кто» Петр, Александр Вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова Согласовать две темы на осеннюю конференцию Согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате Сделать доклад про виртуализацию Сделать доклад по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i Провести оценку персонала Жена Заказать визитки Записаться на тех.станцию Купить билеты в театр

Содержание слайда: Спакетируем задачи по «когда» Сегодня Разобрать инбокс и спланировать день Спросить Павла зачем я нужен на совещании Поручить менеджерам и HR провести оценку персонала Сделать вопросы (агенду) на встречу мендежеров проектов Назначить совещание Поручить Петру вызвонить ресторан для отмечания рождения дочки у Иванова Поручить Петру согласовать две темы на осеннюю конференцию Поручить Александру согласовать бюджет на расширение команды в Алмаате Поручить Александру сделать доклад про виртуализацию Попросить жену купить билеты в театр

Содержание слайда: Спакетируем задачи по «когда» Неделя Разобрать всю НЕрабочую почту со вчера Почитать RSS Отписаться от рассылки пресс-релизов поставщиков Попросить жену заказать визитки Попросить жену записаться на тех.станцию Ответить на вопросы интервью для Комерсанта Поручить Петру сделать доклад по созданию индексируемых представлений в Oracle 9i Контроль Получить результаты «1:1» от Петра + Договориться про встречу Петра (ПМ Ивана) и Павла Получить от менеджеров проектов сводные оценки по проектам

Содержание слайда: Пакетирование на практике Заводим в аутлуке категории Сегодня Неделя Контроль Опционально (заметки, не забыть) Название задачи Кто + Что Жена: заказать визитки Дата [до]Когда Due date

Содержание слайда: Автоматическое пакетирование Категории Настраивается для любого списка Люди Фильтр в поиске задач «Я», «Жена», «Иванов», «Петров» Дата Готовые фильтры в аутлуке

Содержание слайда: Зафиксируем подход Проход по задачам Очистка и сортировка (здравый смысл) Отделим «что» (задачи) от «когда» (встречи) Категоризируем (сегодня, неделя, контроль) Спакетируем по людям и проектам (поиск) Попробуем что-то передать (контроль) Получим расписание в задачах и встречах Осталось только взять и сделать 

Содержание слайда: Что мы прошли сегодня Как работает мозг человека: незакрытые циклы и как от них избавляться Категории задач – как разделить «что» и «когда» и в какую коробку все это сложить Инструменты: доска, маркеры, MS Outlook и телефон

Содержание слайда: Спасибо! Вебинар «Управление временем для менеджеров проектов» Организатор: учебный центр Luxoft www.luxoft-training.ru Преподаватель: Панкратов Вячеслав, руководитель учебного центра Luxoft Украина E-mail: VPankratov@luxoft.com

Содержание слайда: Приглашаем учиться! 21 июля 2009 года Вебинар: Вячеслав Панкратов: «Личная эффективность для менеджеров проектов» Участие бесплатное при условии предварительной регистрации: www.luxoft-training.ru